Cómo escribir e-mails formales en inglés

Este artículo te ayudará a comunicarte mejor y a escribir correos electrónicos formales en inglés.

Los correos electrónicos se encuentran entre los medios de comunicación más utilizados en el mundo. Son rápidos, inmediatos y te permiten interactuar con todo tipo de empresas dentro y fuera de las fronteras nacionales. En el trabajo, sobre todo, escribir correos electrónicos formales en inglés de la manera correcta requiere ciertas habilidades, y siendo una situación profesional, es fundamental no cometer errores para causar una buena impresión de ti mismo y de tu empresa.

En este artículo encontrarás:

• Reglas para escribir correos electrónicos formales en inglés
• El formato correcto que debes usar
• Ejemplos de correos electrónicos formales en inglés

Las reglas para escribir correos electrónicos formales en inglés

Para escribir un correo electrónico en inglés correctamente, ¡no improvises! Lee los siguientes consejos para evitar cometer errores graves que podrían comprometer el éxito del e-mail desde el momento en que se recibe.

Tema

El asunto es la primera información que ven los destinatarios de un correo electrónico, y si está escrito de forma incorrecta o poco clara, podría empujar al lector a eliminarlo sin siquiera abrirlo. Por eso es importante dar un mensaje claro y preciso, desde el principio, indicando el contenido o el motivo de la redacción en dos o tres palabras que llame la atención del destinatario.

Estilo

A diferencia de muchos otros idiomas que requieren oraciones largas y complejas en un contexto escrito formal, el inglés es muy conciso y favorece las oraciones cortas y una estructura simple. Asegúrate de dividir el texto en dos o tres párrafos; esto le permite al lector ver rápidamente los puntos clave.

Fórmulas de cortesía

Cuando escribes un correo electrónico en inglés, no solo estás usando otro idioma, sino que también estás entrando en otra cultura con diferentes hábitos. Los anglosajones en general prestan mucha atención a las formas de cortesía y gratitud, por lo tanto, nunca olvides agregarlas.

Revisa el correo electrónico

Nunca envíes un e-mail en inglés sin haber vuelto a leer lo que escribiste. Los errores gramaticales o mecanográficos son muy comunes incluso en tu propio idioma, por lo que en inglés puedes cometer errores con mucha más facilidad. Verificar dos veces lo que ha escrito es un paso simple que puede evitar que parezca poco profesional y, sobre todo, descuidado.

Firma

Asegúrate de haber configurado la firma de tus correos electrónicos para que terminen con toda la información importante sobre ti, que incluye:

• nombre y apellido
• título profesional
• detalles relativos sobre tu empresa (nombre, dirección ..)
• enlace al sitio web de la empresa

El formato de un correo electrónico formal en inglés

• Introducción
• Cuerpo del texto
• Conclusión

Introducción

Dependiendo del tipo de relación que tengas con la persona a la que le escribes, existen diferentes formas de iniciar un correo electrónico, pero cualquier correo electrónico siempre debe comenzar con un saludo. En nuestro caso concreto siendo formal, las opciones más adecuadas son:

• Dear Mr/Mrs/Ms (surname of the recipient, e.g. Mr Black)
• Dear Sir/Madam (if you don’t know the name of the recipient) or more generally ‘To whom it may concern’

Después del saludo inicial, necesitas una oración introductoria que indique claramente el motivo de la escritura y sea coherente con el asunto del correo electrónico. Preséntate brevemente (los textos largos a menudo desalientan a las personas a leerlos), luego continúa con:

• I am writing with regard to… (email subject)
• I am writing in connection with… (email subject)
• I am writing in reference to…

Si estás escribiendo un correo electrónico para enviar información, puedes comenzar con una de las siguientes oraciones:

• I am writing to let you know…
• I am delighted to tell you… (if you’re communicating good news)
• I regret to inform you that… (if you’re communicating bad news)

Si, en cambio, estás respondiendo a un correo electrónico que has recibido, puedes decir:

• I am writing in response to…
• I am writing in reply to…
• I am writing to thank you for… (if you need to thank the recipient)

Cuerpo del texto

No existen fórmulas convencionales para escribir el cuerpo del texto porque éste varía según la función de lo que se necesita comunicar. Es útil preparar un borrador inicial y luego proceder con las correcciones.

Las reglas generales son que el texto debe dividirse en párrafos cortos que eviten abreviaturas y siglas, las cuales puedes usar, por el contrario, cuando escribas un correo electrónico informal a familiares y amigos.

Según el tipo de mensaje que envíes, hay varias formas de escribir una invitación final antes de finalizar el correo electrónico, como por ejemplo:

• I look forward to hearing from you soon
• Thank you in advance
• For further information, please do not hesitate to contact me
• Please let me know if you have any questions
• Thanks for your attention

Conclusión

La forma más común de finalizar un correo electrónico es:

• Best regards
• Kind regards
• Yours faithfully (if you began the email with ‘Dear Sir/Madam’ because you don’t know the name of the recipient)
• Yours sincerely (if you began the email with ‘Dear Mr/Mrs/Ms + surname)
• Regards

Ejemplos de correos electrónicos formales en inglés

Veamos cómo funciona todo esto en la práctica.

Ejemplo 1: Delay with the delivery of an order

Subject: Delivery delay

Dear Mr Pascal, 

We regret to inform you that we will not be able to respect the deadline previously agreed for the delivery of your order. Our supplier has warned us today that they are experiencing supply problems, which will result in a delay in our production chain. We count on your understanding and thank you for your patience. 

Please accept our apologies.

Best regards,

… 

Ejemplo 2: Replying to a job advertisement

Subject: Web Content Editor position

Dear Sir/Madam, 

With reference to your job ad in xxx, I would like to submit my application for the position of Web Content Editor in your company. 

I graduated in Communication Sciences at the University of xxx and worked for several years in a Digital Agency as Content Specialist. I believe my skills and experience are in line with the requirements for the job position. I will be glad to introduce myself in an interview, that will allow you to better evaluate my possible recruitment. 

Please find attached a copy of my resume. I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

…

Ejemplo 3: Sending a product catalogue

Subject: New product catalogue 

Dear Ms.Chapman, 

Following your request, we have recently sent you our new catalogue. We are convinced that it will enable you to see the quality of our products. Our local agent will contact you soon to arrange a meeting on a day and time that suits you in order to discuss in detail how our products can be of benefit to your company’s needs.

For further information, please do not hesitate to contact us. 

Yours sincerely, 

…

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